#8 online kantoortoepassingen

Zelfs voor de sceptici onder de cursisten moet het onmiddellijk duidelijk zijn dat Google Docs of vergelijkbare producten direct nuttig kunnen zijn voor een organisatie als de onze. Op ons netwerk zwerven in allerlei krochten en uithoeken allerlei copieën, backups en verschillende versies van bestanden rond, voor het merendeel zielige verweesde bestanden die al jaren niet meer zijn geraadpleegd door hun verwekkers, maar toch niet uit hun lijden worden verlost. Waarom niet? Omdat de verwekker zijn scheppingsdaad inmiddels al lang weer is vergeten of omdat de verwekker het niet geheel uitgesloten acht dat hij/zij eventueel ooit in de nabije of verre toekomst toch nog eens een beroep op zijn creatie zou moeten kunnen doen, wellicht... Kortom, een nachtmerrie voor netwerkbeheerders.
Wat Google Docs nu biedt is: (1) versiebeheer; (2) sharen van één document door meerdere personen. Met andere woorden: je kunt met een aantal mensen (nou ja, liever niet op exact hetzelfde moment, maar zelfs dan werkt het nog) aan één document werken. Je kunt ervoor zorgen dat die mensen op de hoogte worden gebracht wanneer een wijziging in het document is aangebracht. Wijzigingen worden bijgehouden en je kunt tussen de verschillende versies heen en weer scrollen etc (functionaliteit die Word natuurlijk ook allang in volle omvang had moeten bieden). Je kunt bovendien bestaande documenten, spreadsheets of presentaties eenvoudig uploaden, het resultaat ziet er heel redelijk uit, ook bij zwaar opgemaakte Word-documenten. Ook kun je je Google Docs documenten in allerlei gangbare formaten lokaal opslaan.... O ja, maar dat doen we natuurlijk niet, want dan komen we weer in het weeshuis van de ongelezen bestanden terecht.
Ik moet zeggen dat ik zeer enthousiast ben over deze toepassing. Met name voor bijvoorbeeld het grafzerkenproject waar ik bij betrokken ben, waarbij minstens vijf mensen, die weliswaar redelijk dicht bij elkaar wonen (als je het op wereldschaal bekijkt), maar toch ook niet direct op loopafstand, gezamenlijk een tekst moeten produceren is dit ideaal. Nu zijn we al zover in dit project en is de gemiddelde leeftijd en computervaardigheid binnen de groep niet meteen zo hoog, dat we dit nu alsnog zullen gaan gebruiken, maar in de toekomst bij soortgelijke gelegenheden zal ik de eerste zijn om deze vorm van samenwerking te propageren!