Zelfs voor de sceptici onder de cursisten moet het onmiddellijk duidelijk zijn dat Google Docs of vergelijkbare producten direct nuttig kunnen zijn voor een organisatie als de onze. Op ons netwerk zwerven in allerlei krochten en uithoeken allerlei copieën, backups en verschillende versies van bestanden rond, voor het merendeel zielige verweesde bestanden die al jaren niet meer zijn geraadpleegd door hun verwekkers, maar toch niet uit hun lijden worden verlost. Waarom niet? Omdat de verwekker zijn scheppingsdaad inmiddels al lang weer is vergeten of omdat de verwekker het niet geheel uitgesloten acht dat hij/zij eventueel ooit in de nabije of verre toekomst toch nog eens een beroep op zijn creatie zou moeten kunnen doen, wellicht... Kortom, een nachtmerrie voor netwerkbeheerders.
Wat Google Docs nu biedt is: (1) versiebeheer; (2) sharen van één document door meerdere personen. Met andere woorden: je kunt met een aantal mensen (nou ja, liever niet op exact hetzelfde moment, maar zelfs dan werkt het nog) aan één document werken. Je kunt ervoor zorgen dat die mensen op de hoogte worden gebracht wanneer een wijziging in het document is aangebracht. Wijzigingen worden bijgehouden en je kunt tussen de verschillende versies heen en weer scrollen etc (functionaliteit die Word natuurlijk ook allang in volle omvang had moeten bieden). Je kunt bovendien bestaande documenten, spreadsheets of presentaties eenvoudig uploaden, het resultaat ziet er heel redelijk uit, ook bij zwaar opgemaakte Word-documenten. Ook kun je je Google Docs documenten in allerlei gangbare formaten lokaal opslaan.... O ja, maar dat doen we natuurlijk niet, want dan komen we weer in het weeshuis van de ongelezen bestanden terecht.
Ik moet zeggen dat ik zeer enthousiast ben over deze toepassing. Met name voor bijvoorbeeld het grafzerkenproject waar ik bij betrokken ben, waarbij minstens vijf mensen, die weliswaar redelijk dicht bij elkaar wonen (als je het op wereldschaal bekijkt), maar toch ook niet direct op loopafstand, gezamenlijk een tekst moeten produceren is dit ideaal. Nu zijn we al zover in dit project en is de gemiddelde leeftijd en computervaardigheid binnen de groep niet meteen zo hoog, dat we dit nu alsnog zullen gaan gebruiken, maar in de toekomst bij soortgelijke gelegenheden zal ik de eerste zijn om deze vorm van samenwerking te propageren!
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
3 opmerkingen:
Over die functionaliteit om elkaar op de hoogte te brengen van wijzigingen, ben ik vooralsnog niet ZO enthousiast. Om in een tekstbestand ('Documenten') een RSS feed te krijgen, moet je het eerst publiceren voor het web. Dus openbaar maken.
Onbegrijpelijk vind ik dat.
Voor spreadsheet is wel meer mogelijk, maar dan krijg je alerts per mail.
Maar mooi, dat je in ieder geval overweegt om het in een toekomstig project in te gaan zetten.
In eerste instantie ben ik het direct met je eens. Het is een geweldige oplossing voor het
Welke-Versie-is-de-Juiste-verhaal!
In tweede instantie denk ik dat het nog wel even zal duren voor je met verschillende mensen een document gaat/moet schrijven en dat die mensen dan ook allemaal al met google-docs kunnen werken.
De vraag is ook hoe een organisatie dit gezamelijke digitale stuk gaat archiveren als het permanent op Internet verblijft. Een kopie maken?
Of is in de 'Web 2.0 wereld' archiveren verleden tijd?
@Digitaris: Ook in de wereld van Web 2.0 moet gewoon gearchiveerd worden. Binnen de community Archief 2.0 is daar zelfs een groep voor opgezet: Archiveren 2.0
Een reactie posten